Digitalizacja to proces, na którym może skorzystać każde przedsiębiorstwo, chociaż największą różnicę w funkcjonowaniu odczują firmy dysponujące obfitymi archiwami w formie papierowej. Z digitalizacji korzystają różnorodne instytucje, muzea, biblioteki itp. Bez względu na to, w jakiej branży proces ten jest dokonywany, pozwala on na ochronę danych oraz na zwiększenie komfortu z korzystania z informacji.
Jak digitalizacja wpływa na bezpieczeństwo informacji?
Decyzja o zdigitalizowaniu danych firmowych – umów, faktur, zaświadczeń itp. – pozytywnie wpływa na poziom bezpieczeństwa takich informacji. Utrwalenie danych w formie cyfrowej to rozsądny krok. Posiadanie dokumentacji papierowej wiąże się bowiem z ryzykiem zniszczenia i zagubienia. Niektóre typy papieru bardzo źle znoszą upływ czasu. Zdigitalizowana umowa może być niekiedy dużo bardziej czytelna niż jej tradycyjny, papierowy odpowiednik.
Cyfrowe dane najczęściej zapisywane są na solidnych, odpornych na uszkodzenia nośnikach danych. Zdigitalizowanych dokumentów, które przeznaczone są do zarchiwizowania, nie przechowuje się więc na dyskach komputerów. Po pierwsze, takie akta potrzebują często bardzo dużo miejsca na dysku. Nawet nowoczesny sprzęt komputerowy może przez to znacznie zwolnić swoją pracę i utrudnić pracownikowi wykonywanie bieżących zadań.
Poza tym, przechowywanie zdigitalizowanych danych na komputerze z dostępem do internetu zawsze wiąże się z pewnym niebezpieczeństwem. Niestety trudno je całkowicie wykluczyć, nawet w przypadku bardzo zaawansowanej ochrony. Z tego powodu na komputerach pracowników najczęściej znaleźć można jedynie dokumentację służącą do bieżącej działalności. Cenne zbiory w postaci nośników wypełnionych informacjami przechowuje się w zabezpieczonych pomieszczeniach. Archiwa w takiej formie są dużo mniej podatne na zniszczenia oraz zajmują mniej przestrzeni. Ale wygoda wynikającą z digitalizacji informacji to nie jedyna zaleta, jaka wiąże się z przestawieniem się z papieru na elektroniczną formę dokumentów.
Jak digitalizacja dokumentów wpływa na codzienny komfort pracowników każdego przedsiębiorstwa?
- Szybsze wyszukiwanie dokumentów
Podczas bieżącej pracy przedsiębiorstwa zdarzają się sytuacje, że należy zweryfikować którąś z informacji, odwołując się do dokumentu z archiwum. Dobrze stworzony i uporządkowany zbiór dokumentacji ułatwia i przyspiesza cały proces. Nawet jeśli mamy styczność ze świetnie zaplanowanym archiwum, będziemy musieli poświęcić trochę czasu na znalezienie akt. Jeśli w firmie przeprowadzona została digitalizacja dokumentów, ten problem znika. Specjalne programy pozwalają bowiem dowolnie określać filtry do naszych potrzeb. Wynik dostajemy ekspresowo, co pozwala szybko wrócić do obowiązków.
- Dobra kontrola nad posiadanymi dokumentami
Profesjonalne archiwum stworzone ze zdigitalizowanych danych pozwala mieć kontrolę nad zgromadzonymi aktami w takim stopniu, w jakim nigdy nie byłoby to możliwe w przypadku tradycyjnych archiwów. Dokumenty można filtrować według rodzaju i dat „przydatności”. Dzięki temu łatwiej jest zorientować się, która dokumentacja, zgodnie z prawem, powinna zostać zniszczona, a którą należy przechowywać na wypadek ewentualnej kontroli.
- Płynność pracy
W przedsiębiorstwach zdarzają się momenty, które powodują wstrzymanie procesów i frustrację pracowników. Jednym z nich jest sytuacja, gdy pojawia się potrzeba pracy z aktami, których ktoś inny używa. Digitalizacja dokumentów sprawia, że ten problem znika. Kilka osób może korzystać z tej samej dokumentacji, nie wchodząc sobie w drogę i wykonując procesy we własnym tempie.
Digitalizacja dokumentów to wieloetapowe zadanie. Dla wielu może wydać się żmudne. Przynosi jednak tak wiele korzyści, że warto poświęcić czas na proces zdigitalizowania akt w swoim przedsiębiorstwie. Ważne, żeby zdawać sobie sprawę z tego, że nie musimy robić tego sami. Profesjonalne firmy, takie jak np. Rhenus Data Office Polska, oferują kompleksowe usługi, obejmujące nie tylko digitalizację dokumentów, ale też ich archiwizację, bezpieczne przechowywanie oraz profesjonalne doradztwo i obsługę klienta.
