Zadbaj o bezpieczeństwo swoich akt

Bezpieczne przechowywanie ważnych dokumentów

Przechowywanie dokumentów to kwestia, która powinna zainteresować każdego przedsiębiorcę. Taki proces nie polega jedynie na zgromadzeniu akt i wyznaczeniu dla nich odpowiedniego miejsca w biurze. Musimy także rozważyć, czy nic nie zagraża danym. Priorytetowo musimy więc potraktować przechowywanie dokumentów zgodnie z RODO. Dziś sprawdzamy, co należy wiedzieć na ten temat.

Przechowywanie dokumentów i akt firmowych pod kontrolą

Profesjonalne przechowywanie dokumentów firmowych to usługa, która rozpoczyna się od dostarczenia pudeł archiwizacyjnych. Następnie odbywa się transport do archiwum. Klient decydujący się na usługę, którą jest przechowywanie dokumentów zgodnie z RODO otrzymuje także specjalny protokół przekazania dokumentów. Następnie specjaliści przeprowadzają ewidencję dokumentacji i umieszczają zbiory w archiwum.

Takie podmioty jak Ekoakta oferują przechowywanie i archiwizowanie dokumentów i akt. Po upływie okresu, przez który należy troszczyć się o przechowywanie akt, mamy opcję zlecenia utylizacji.

Przechowywanie dokumentów i akt – regulacje prawne

Obowiązki dotyczące takich działań jak przechowywanie akt precyzuje nie tylko RODO. Również rodzime ustawy poruszają tę tematykę. Można do nich zaliczyć np.:

  1. Ustawę z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych;
  2. Ustawę z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych
  3. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych;
  4. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

Aby skutecznie zadbać o przechowanie dokumentów, należy być na bieżąco ze wszystkimi przepisami. To jeden z powodów, dla których przechowywanie dokumentów firmowych warto powierzyć specjalistom. Jakie są pozostałe?

Przechowywanie dokumentów poza firmą – dlaczego warto zdecydować się na takie rozwiązanie

Przechowywanie akt i dokumentów poza swoją siedzibą oznacza, że zyskujemy więcej przestrzeni w biurze. Dzięki temu dużo łatwiej będzie nam wykreować odpowiednie, komfortowe miejsce do pracy. Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów najbardziej doceniane jest jednak ze względu na bezpieczeństwo.

Przestrzenie, w których przechowuje się akta są odpowiednio zabezpieczone przed nieupoważnionym dostępem, toteż nie musimy martwić się o to, że ktoś zyska dostęp do naszych informacji. Koniec więc ze stresem, śledzeniem przepisów dotyczących ochrony danych osobowych itp. Możemy odetchnąć z ulgą, bo za przechowywanie akt firmowych odpowiedzialni są specjaliści. Efekt? Zyskujemy dodatkowy czas i spokój, co pozwala nam lepiej skupić się na czynnościach, które bezpośrednio wpływają na kondycję naszego przedsiębiorstwa.

Źródło: Ekoakta.pl

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.